- Klijent
- KOLOS DOO
- Sedište
- Bačka Topola, Srbija
- Delatnost
- Domaći i međunarodni transport robe
- Vozni park
- Preko 20 kamiona
- Rešenje
- Daljinsko preuzimanje tahografa, Tacho Live, upozorenja i evidencija radnog vremena
KOLOS DOO iz Bačke Topole upravlja flotom od preko 20 kamiona. Kod flote ove veličine redovno preuzimanje i čuvanje podataka sa tahografa i kartica vozača predstavlja značajan administrativni posao, posebno kada su vozila duže vreme na putu. Evo kako izgleda kada taj posao preuzme sistem.
Ušteda vremena je naša procena za flotu ove veličine; kako smo do nje došli piše u odeljku ispod.
Izazov
Klasično preuzimanje DDD datoteka podrazumeva fizički pristup vozilu ili kartici vozača, povezivanje odgovarajućeg uređaja, preuzimanje podataka i njihovo ručno arhiviranje.
Kod više od 20 kamiona to znači veliki broj pojedinačnih očitavanja tokom godine, uz dodatnu obavezu praćenja kada je svaki tahograf i svaka kartica vozača poslednji put očitana. Rokovi su propisani: kartica vozača na 28, a tahograf na 90 dana.
Poseban izazov predstavljaju vozila koja se nalaze na međunarodnim rutama. Vozilo ne mora nužno biti dostupno u bazi upravo u trenutku kada je potrebno izvršiti preuzimanje, pa ručni način rada zahteva dodatnu organizaciju i angažovanje vozača i administracije.
PratiMe rešenje
U vozilima kompanije KOLOS omogućeno je automatsko daljinsko preuzimanje DDD datoteka tahografa i kartica vozača.
Intervali preuzimanja podešavaju se unapred, a nakon toga sistem samostalno obavlja preuzimanje. Vozač ne mora da priključuje poseban uređaj, donosi karticu u administraciju ili dolazi u bazu samo radi očitavanja.
Preuzete DDD datoteke automatski se čuvaju u PratiMe sistemu, dok odgovorna osoba na jednom mestu ima pregled kompletne flote.
Centralni panel omogućava proveru poslednjih preuzimanja, statusa tahografa i kartica vozača, rokova i drugih važnih informacija, uključujući proveru da li je tahograf pravilno zaključan kompanijskom karticom prevoznika.
Ranije i sada
Isti poslovi, pre i posle uvođenja sistema.
| Posao | Ručno | Sa PratiMe |
|---|---|---|
| Preuzimanje DDD datoteka | Fizički pristup vozilu ili kartici, uređaj za preuzimanje, očitavanje jedno po jedno | Automatski, po unapred podešenom intervalu |
| Vozila na međunarodnim rutama | Preuzimanje se planira kada se vozilo vrati u bazu | Preuzimanje radi i dok je vozilo na putu |
| Čuvanje podataka | Ručno arhiviranje svake datoteke | Automatski arhiv u PratiMe sistemu |
| Praćenje rokova | Evidencija kada je koji tahograf i kartica poslednji put očitana | Centralni panel sa rokovima i statusima za celu flotu |
| Nedoumica vozača na putu | Čeka se povratak vozila u bazu | Ručno preuzimanje odmah, iz kancelarije |
| Evidencija radnog vremena | Podaci se skupljaju iz više izvora i slažu ručno | PDF izveštaj stiže automatski na e-mail |
Automatski kada je redovno, ručno kada je potrebno
Automatizacija ne znači da korisnik mora da čeka sledeće zakazano preuzimanje. Ukoliko se pojavi konkretna nedoumica, DDD datoteku tahografa ili kartice vozača moguće je ručno preuzeti u bilo kom trenutku.
To je posebno korisno kada se vozaču tokom puta pojavi pitanje u vezi sa njegovim radnim vremenom. Na primer, ukoliko nije siguran da li je pravilno evidentirao određenu aktivnost ili odmor, administracija može odmah pokrenuti preuzimanje i proveriti podatke, bez čekanja da se vozilo vrati u bazu.
Tacho Live: podaci dok je vozilo još na putu
Pored DDD datoteka, PratiMe omogućava i praćenje aktuelnih tahografskih podataka kroz Tacho Live. Dispečer može imati pregled trenutne aktivnosti vozača, vremena provedenog u vožnji, odmora i raspoloživog vremena, i to putem računara ili PratiMe mobilne aplikacije.
Na taj način tahografski sistem više nije samo arhiva podataka koja se proverava naknadno, već postaje operativni alat koji može da pomogne dok se transport još odvija.
Sistem može i sam da upozori odgovornu osobu
Umesto da dispečer neprestano proverava svakog vozača, moguće je podesiti i automatska upozorenja.
Na primer, sistem može poslati alarm kada vozač dostigne 10 sati vožnje ili drugi unapred definisani prag. To ne znači nužno da je napravljen prekršaj, jer dnevno vreme vožnje u određenim okolnostima može biti produženo, ali odgovorna osoba dobija informaciju da situaciju treba proveriti.
Time se kontrola menja iz reaktivne u preventivnu: nije potrebno čekati da problem prvo primeti vozač ili administracija.
Automatska evidencija radnog vremena
Rešenje se ne završava preuzimanjem DDD datoteka. Na osnovu prikupljenih podataka moguće je voditi evidenciju radnog vremena vozača, a pripremljeni PDF izveštaji mogu se periodično automatski slati na e-mail adresu odgovorne osobe.
Na taj način se dodatno smanjuje količina ručnog administrativnog rada. Umesto prikupljanja podataka iz više izvora i naknadnog formiranja evidencije, kompanija dobija strukturisan dokument spreman za pregled i dalju upotrebu.
Procena uštede vremena
Kod flote od preko 20 kamiona broj pojedinačnih preuzimanja tokom godine je značajan. Pored samog očitavanja potrebno je uračunati vreme za pristup vozilu ili vozaču, preuzimanje datoteke, njeno pravilno čuvanje, proveru rokova i pripremu evidencije.
Za flotu ove veličine procenjujemo da automatizacija ovog procesa može da uštedi približno 10 do 15 radnih sati mesečno, odnosno oko 120 do 180 sati godišnje.
Stvarna ušteda zavisi od broja vozača, učestalosti međunarodnih ruta i načina na koji je kompanija ranije organizovala tahografsku administraciju.
Rezultat
Za KOLOS DOO automatizacija tahografske evidencije znači da više od 20 kamiona ne mora pojedinačno da se „juri“ zbog redovnog očitavanja.
DDD datoteke se automatski preuzimaju i arhiviraju, dok su ručno preuzimanje i Tacho Live dostupni kada je potrebna trenutna provera. Administracija može automatski dobijati evidenciju radnog vremena, a sistem može sam upozoriti odgovornu osobu kada određena situacija zahteva pažnju.
Rezultat je manje administrativnog rada, manje angažovanja vozača oko poslova koji nisu njihov osnovni posao, brže rešavanje nedoumica i veća kontrola tahografske evidencije cele flote.
Imate sličan vozni park?
Napišite koliko vozila imate i kako danas preuzimate podatke sa tahografa. Predložićemo kako da to radi sistem, uz 15 dana besplatnog testa.
